Pracując w biurze księgowym mamy do czynienia z różnymi klientami. Zarówno z doświadczonymi przedsiębiorcami, którzy przechodzą do Nas ponieważ dotychczasowe biuro księgowe nie spełnia ich oczekiwań. Jak i z początkującymi przedsiębiorcami, którzy są po prostu zagubieni. Dziś pragniemy przedstawić Wam 3 najpopularniejsze błędy w komunikacji z księgowym. Zapraszamy do lektury!
Jak zawsze rozpoczynamy od wstępu merytorycznego. Zgodnie z klasyfikacją stworzoną przez amerykańskiego psychologa Thomasa Gordona wyróżniamy trzy kategorie błędów komunikacyjnych:
OSĄDZANIE | DAWANIE ROZWIĄZAŃ | UNIKANIE UDZIAŁU W TROSKACH DRUGIEGO CZŁOWIEKA |
Krytykowanie | Rozkazywanie | Odwracanie uwagi |
Przezywanie | Grożenie | Logiczne argumentowanie |
Stawianie diagnozy | Moralizowanie | Uspokajanie |
Chwalenie połączone z oceną | Stawianie zbyt wielu lub niewłaściwych pytań |
|
| Doradzanie |
|
Opracowanie własne na podstawie Encyklopedii Zarządzania https://mfiles.pl/pl/index.php/Bariery_komunikacyjne
Analizując ten podział człowiek zaczyna się zastanawiać jak w takim razie powinien się odzywać by został dobrze zrozumiany? Wydaje się to być niesamowicie trudne!
Nic bardziej mylnego. Wystarczy zastanowić się nad tym jak chcemy być odebrani.
Czy jako wiecznie zdenerwowanego człowieka, który tylko rozkazuje innym? Czy jako osobę, która zawsze wszystko wie najlepiej i daje rady o które nikt nie prosił?
Jeżeli krótko przeanalizujesz powyższą tabelkę możesz przypomnieć sobie pewne sytuacje w których mogłeś/mogłaś komunikować się w sposób zapewniający lepsze zrozumienie przez odbiorcę.
Ważne by wyciągnąć wnioski z popełnianych błędów i następnym razem zastosować jasne komunikaty.
A jak te błędy komunikacyjne mają się do rozmów z księgowym?
Poniżej przedstawiamy błędy komunikacyjne, których doświadczyliśmy i przepracowaliśmy z naszymi klientami:
- Strach przed kontaktem z księgowym – w skrajnych przypadkach wręcz unikanie kontaktu z księgowym. Pamiętaj też jesteśmy ludźmi, a misją naszego biura księgowego jest pozytywny kontakt z klientem i wychodzenie z inicjatywą. Szczególnie w czasie pandemii wiemy jak ciężko mają przedsiębiorcy, chętnie pomagamy w znalezieniu optymalnych rozwiązań dla firm. Wystarczy z nami porozmawiać i powiedzieć czego potrzebujesz, a my postaramy się znaleźć jak najlepsze rozwiązanie. Nasi stali klienci dobrze o tym wiedzą.
- Komunikacja jednostronna – bywało tak, że nasze komunikaty pozostawały bez odpowiedzi. Jeśli zależy Ci na wysokiej jakości współpracy warto popracować nad tym by komunikacja była obustronna.
- Brak informacji zwrotnej – mimo pandemii, gdzie część biznesów spowolniła prace przez różne obostrzenia jednak u większości z nas życie codzienne w dalszym ciągu jest na najwyższych obrotach i cały czas gdzieś pędzi. Jednak brak informacji zwrotnej we współpracy z księgowym jeśli uważasz, że coś nie przebiega po Twojej myśli może spowodować wzrost napięć i nieporozumień. Szczera rozmowa potrafi o wiele więcej zdziałać niż unikanie problemu i czekanie aż samo się rozwiąże. Nawarstwione negatywne emocje mogą doprowadzić do pogorszenia jakości współpracy, a tak naprawdę druga strona może nie wiedzieć, że coś może być nie tak.
Podsumowanie:
Podsumowując nasz artykuł, niezależnie czy rozmawiasz z księgowym, czy z współpracownikiem, warto pamiętać, że szczera i zarazem merytoryczna rozmowa, bez nadmiernych emocji, potrafi wybaczyć wcześniejsze błędy w komunikacji.
My, jako biuro księgowe postawiliśmy sobie za cel, by odczarować księgowość w oczach przedsiębiorców dlatego też chętnie odpowiadamy na pytania, nasi klienci nie boją się ich zadawać, a my chętnie służymy pomocą.
